Как работать с дебиторской задолженностью в кризис

В кризисе дебиторская задолженность часто становится главным ожидаемым спасением. Но сумма в отчёте и деньги на счёте — разные вещи.

Создайте реестр

Для каждого клиента укажите:

• сумму;
• срок;
• дни просрочки;
• договор и закрывающие документы;
• контактное лицо;
• причину задержки;
• вероятность получения;
• следующее действие.

Сначала устраните технические причины

Оплата может задерживаться из-за неподписанного акта, ошибки в счёте или отсутствия документа в системе клиента. Такие случаи иногда решаются быстрее эмоциональных переговоров.

Разделите дебиторку

Сформируйте группы:

• срок ещё не наступил;
• техническая задержка;
• клиент подтверждает оплату;
• есть спор;
• клиент не выходит на связь;
• требуется юридическая работа.

У каждой группы своя стратегия.

Назначьте владельца действия

Строка без ответственного не движется. Зафиксируйте, кто звонит, отправляет документы, ведёт переговоры и передаёт материалы юристу.

Не обещайте кредиторам всю дебиторку

Одна и та же ожидаемая сумма не может одновременно закрыть несколько долгов. Используйте консервативный сценарий и учитывайте задержку.

Измените новые условия

Чтобы проблема не повторялась:

• проверяйте клиентов до предоставления отсрочки;
• устанавливайте лимиты;
• разбивайте оплату на этапы;
• связывайте начало работ с авансом;
• заранее определяйте документы и сроки приёмки.

Договорные изменения согласуйте с юристом.

Еженедельный ритм

Раз в неделю сверяйте реестр, контакты и прогноз поступлений. Дебиторка должна быть процессом, а не цифрой, которую вспоминают при пустом счёте.

Стройте консервативный прогноз

Не включайте всю дебиторку в план поступлений одной суммой. Разделите её по вероятности и ожидаемой дате, а спорные требования вынесите отдельно. Для обязательных платежей используйте только подтверждённый сценарий. Оптимистичный прогноз можно видеть рядом, но он не должен незаметно финансировать обещания.

Полученные даты перенесите в платёжный календарь, но не считайте неподтверждённое поступление гарантированным.